Digitalizarea a luat amploare, iar mulți dintre antreprenori au observat de la început avantajele întregului proces. Gestionarea corectă a documentelor contabile și a celor legale a avut de câștigat pe urma expansiunii digitalizări, iar arhiva electronică s-a dovedit a fi mai mult decat o soluție eficientă.
Întrucât mulți antreprenori nici nu își mai pot imagina cum ar evolua afacerea lor fără o arhiva electronica sau serviciile profesionale de arhivare, în acest articol, dorim să evidențiem care sunt avantajele acestui sistem inovator.
Arhiva electronică – pasul către era digitală
Arhiva electronică aduce o soluție modernă pentru emiterea și gestionarea ulterioară a documentelor firmei. Un astfel de sistem conține exclusiv documente emise și semnate în format digital, reducând astfel spațiul fizic necesar depozitării acestora.
Arhiva electronică asigură acces rapid la informație și elimină nevoia de a căuta manual prin sute sau chiar mii de documente fizice. Cu varianta digitalizată, practic economisești spațiu, timp și bani.
Scanare documente – securitate și confidențialitate
Implementarea unei arhive electronice reprezintă o soluție inteligentă pentru gestionarea documentelor ulterior emise în format digital, însă ce facem atunci când dorim să facilităm și sarcinile privind documentele deja emise în format fizic? Specialiștii autorizați în arhivarea documentelor vin în întâmpinarea acestei nevoi a antreprenorilor cu servicii profesionale de depozitare și scanare documente. Cu ajutorul acestora, companiile au posibilitatea să eficientizeze atât spațiul fizic destinat depozitării documentelor, cât și să ușureze procesul de căutare a informațiilor de care au nevoie, protejând, în același timp, actele consultate frecvent de uzură.
Beneficii ale serviciilor digitale de arhivare
Economie de spațiu
Imaginează-ți o companie care, de-a lungul anilor, a adunat sute de dosare într-un depozit. Acest spațiu necesar depozitării documentelor crește treptat, de la an la an. Prin integrarea unui sistem de arhivă electronică se poate evita acest aspect, întrucât documentele emise și semnate în format electronic pot circula și pot fi stocate exclusiv în mediul digital, nemaifiind nevoie de stocarea exemplarelor tipărite.
Eficiență operațională
Gândește-te la cât de mult timp este pierdut în fiecare zi căutând un document printre sutele sau chiar mii de foi de hârtie dintr-un dosar fizic. Integrarea scanării electronice în arhive permite accesul rapid la documentele importante printr-o simplă căutare pe computer. De exemplu, o companie de avocatură poate găsi rapid contracte specifice sau documente juridice fără a trece prin dosare fizice. Acest mod de operare reduce timpul pierdut și crește productivitatea angajaților, permițându-le să se concentreze mai mult pe activități valoroase.
Durabilitate și rezistență
Gândește-te la o companie logistică care trebuie să gestioneze un volum mare de documente de transport și livrare. Documentele fizice pot fi susceptibile la deteriorare din cauza manipulării sau a condițiilor ambientale nepotrivite. Vorbind de documente electronice, lucrurile stau diferit pentru că acestea că sunt mai puțin vulnerabile la riscurile ambientale. Ele pot fi protejate împotriva pierderii sau a deteriorării fizice și pot fi ușor copiate sau salvate în mai multe locuri pentru redundanță. Astfel, compania poate fi sigură că informațiile sunt păstrate în condiții durabile și sigure pe termen lung.
